>> Giải đáp thắc mắc Hóa đơn điện tử cho Bên Bán (Bên xuất hóa đơn điện tử)
>> Giải đáp thắc mắc Hóa đơn điện tử cho Bên Mua (Bên tiếp nhận Hóa đơn điện tử)
>> Quy định về Hoá đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
>> Hướng dẫn đăng ký Hóa đơn điện tử có mã xác thực
Tại bài viết dưới đây, vnetinvoice.vn giúp Doanh nghiệp hiểu rõ hơn về 2 loại hóa đơn này.
1. Chuyển từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định cụ thể tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC. Theo đó, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi với những yêu cầu sau:
1.1. Nguyên tắc chuyển đổi
Chuyển từ Hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.
1.2. Điều kiện chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử chuyển sang hóa đơn giấy phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
1.3. Giá trị pháp lý của các hoá đơn điện tử chuyển đổi
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Chuyển từ Hoá đơn điện tử sang hoá đơn giấy
1.4. Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
2. Phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy
Mẫu Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy
Trên đây là mẫu Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy. Cũng là bản giấy, tuy nhiên loại Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy này lại khác hoàn toàn Hóa đơn giấy thông thường, cụ thể như sau:
– Mẫu: Số liên của Hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0.
VD: 01GTKT0/001 đối với hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9
– Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E.
VD: Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy ký hiệu hiệu HM/17E còn đối với hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng T.
– Chữ ký: Với hóa đơn giấy thông thường Doanh nghiệp phải thực hiện ký bằng tay. Nhưng với Hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy và có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
– Hình thức: Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi. Trong khi Hóa đơn giấy thông thường lại được viết tay trên giấy đặt in.